Lediga jobb Sida på Gotland

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker en dokumentcontroller med placering i Visby. I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Sidas diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm och Visby samt till anställda verksamma på utlandsmyndigheter inom det internationella utvecklingssamarbetet.


I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail, dvs. att kvalitetssäkra och registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360.


Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.


Du kommer att tillhöra avdelningen för Administration (ADMIN). Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, redovisning, finansiell styrning, personalfrågor, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation, lönehantering och arkiv. Du arbetar på vårt kontor i Visby där arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap.
Arbetsuppgifter
Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360
Kvalitetssäkra registreringar i Public 360 avseende grunduppgifter/metadata
Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten
Vara behjälplig vid utlämnande av allmän handling

Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Som person har du god samarbetsförmåga då du i rollen som dokumentcontroller har breda kontaktytor inom Sida. Du är pedagogisk och kan på ett tydligt och trevlig sätt förklara vad som ska göras och hur. Du är trygg i dig själv. Vidare så är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda
Utbildning
Har minst godkänd gymnasieutbildning

Språk
Har mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
Har goda kunskaper i engelska i tal och skrift

Arbetslivserfarenhet och kunskaper
Har erfarenhet av arbete med diarieföring och/eller dokumentkontroll
Har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
Har god förmåga att ta till dig regler och processer inom dokumenthantering
Har god förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
Har erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
Vara flexibel och lösningsfokuserad
Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling

För denna roll är det meriterande om du
Registratorutbildning/dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Kunskaper i språk som t.ex. franska och/eller spanska
Erfarenhet av ärendehanteringssystem (Public 360)

Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll om du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 20/26.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av enhetschef, Sofia Rudolph, 08-698 50 86
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco : [email protected] och ST: [email protected]
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.
Om Sida
Sida – Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete - är en förvaltningsmyndighet som arbetar på regeringens och riksdagens uppdrag för att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vårt arbete ska bidra till att nå riksdagens mål och regeringens inriktning för svenskt bistånd.
Vi har över 800 anställda fördelade mellan två kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald och dess positiva inverkan på vår verksamhet och välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Visa mindre

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker en dokumentcontroller med placering i Visby. I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Sidas diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till anställda verksamma på utlandsmyndigheter inom det internationella utvecklingssamarbetet.
I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail, dvs. att kvalitetssäkra och, registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360.
Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.
Du kommer att tillhöra avdelningen för Administration (ADMIN). Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, redovisning, finansiell styrning, personalfrågor, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation, lönehantering och Arkiv. Du arbetar på vårt kontor i Visby.
Arbetsuppgifter
Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360.
Kvalitetssäkra registreringar i Public 360 avseende grunduppgifter/metadata
Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten

Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
Har minst en godkänd gymnasieutbildning

Språk
Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper
Har erfarenhet av arbete med diarieföring och/eller dokumentkontroll
Har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
Har god förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
Har god förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
Har erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du
Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
Vara flexibel och lösningsfokuserad
Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling



Som person har du god samarbetsförmåga då du i rollen som dokumentcontroller har breda kontaktytor inom Sida. Du kan på ett pedagogiskt sätt förklara vad som gäller och när något blivit fel. Du är också trygg i dig själv. Vidare så är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda.
För denna roll är det meriterande om du
Har en registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Kunskaper i språk som t.ex. franska och/eller spanska
Erfarenhet av ärendehanteringssystem (Public 360)

Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 46/24.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av enhetschef, Sofia Rudolph, 08-698 50 86
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: [email protected]) och ST (kontaktperson: [email protected]).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Om Sida
Sida arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor. Läs gärna mer om Sidas verksamhetsstrategi
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Visa mindre

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker en dokumentcontroller med placering i Visby. I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Sidas diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till anställda verksamma på utlandsmyndigheter inom det internationella utvecklingssamarbetet.
I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail, dvs. att kvalitetssäkra och, registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360.
Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.
Du kommer att tillhöra avdelningen för Administration (ADMIN). Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, redovisning, finansiell styrning, personalfrågor, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation, lönehantering och Arkiv. Du arbetar på vårt kontor i Visby.
Arbetsuppgifter
Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360.
Kvalitetssäkra registreringar i Public 360 avseende grunduppgifter/metadata
Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten

Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
Har minst en godkänd gymnasieutbildning

Språk
Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper
Har erfarenhet av arbete med diarieföring och/eller dokumentkontroll
Har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
Har god förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
Har god förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
Har erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du
Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
Vara flexibel och lösningsfokuserad
Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling



Som person har du god samarbetsförmåga då du i rollen som dokumentcontroller har breda kontaktytor inom Sida. Du kan på ett pedagogiskt sätt förklara vad som gäller och när något blivit fel. Du är också trygg i dig själv. Vidare så är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda.
För denna roll är det meriterande om du
Har en registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Kunskaper i språk som t.ex. franska och/eller spanska
Erfarenhet av ärendehanteringssystem (Public 360)

Bra att veta
Befattningen avser ett vikariat tills vidare, dock längst t o m 2025-08-31, med möjlighet till förlängning. Tillträde snarast.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 47/24.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av enhetschef, Sofia Rudolph, 08-698 50 86
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: [email protected]) och ST (kontaktperson: [email protected]).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Om Sida
Sida arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor. Läs gärna mer om Sidas verksamhetsstrategi
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Visa mindre

Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv.
I dagsläget har enheten ca 23 medarbetare varav 5 är placerade i Stockholm. Som enhetschef är du placerad i Visby men du förväntas fördela viss del av din tid i Stockholm.
Som enhetschef har du övergripande ansvar för arkiv- och dokumenthantering samt löneadministration. Du ansvarar för det löpande arbetet såväl som för att utveckla och förbättra hur Sida arbetar med dokumenthantering och löneadministration. I rollen ingår även löpande förvaltning och vidareutveckling av systemstödet.
Enheten bedriver för närvarande flera större förändringsprojekt för att effektivisera verksamheten och delar av lönehanteringen kommer under 2024 att övergå till Statens Servicecenter. Därför söker vi en person med intresse för att förändra och förbättra och med en förmåga att kunna leda enheten genom denna förändring.
Du förväntas ha tillräcklig ämneskunskap för att kunna avgöra vad som ska göras och samtidigt använda medarbetarnas kompetens för att komma fram till det. Du förväntas främja teamarbetet på enheten samt bidra till en öppen, samarbetsinriktad, ansvarstagande och respektfull kultur.
Ditt engagemang för verksamhetens resultat, kostnadseffektiva lösningar och frågor om intern styrning och kontroll är mycket viktigt. I detta ingår att du är väl förtrogen med de lagar, förordningar och regelverk som styr Sidas verksamhet.
Du ingår i avdelningens ledningsgrupp som leds av avdelningschefen och arbetar i nära samarbete med övriga enheter för att uppnå avdelningens verksamhetsmål. Du rapporterar till avdelningschefen på VERKSTÖD.
Läs mer om Sida, avdelningen och vår verksamhet på sida.se.
Arbetsuppgifter
Verksamhetsansvar för Sidas lönehantering respektive dokument- och arkivhantering i Stockholm och Visby.
Ansvara för att strategiskt utveckla enhetens arbete. Coacha och samordna medarbetarna inom enheten och främja en kultur av självledarskap där medarbetare stöttar, respekterar och utvecklar varandra.
Representera verksamheten både internt och externt och med lyhördhet föra in enhetens verksamhetsområden i andra delar av myndigheten/utlandsmyndigheter.
Ansvara för enhetens mål- och resultatstyrning, budget samt uppföljning.
Delta aktivt i avdelningens ledningsgrupp och bidrar till avdelningens ledningsarbete.
Platsansvar för Sidas Visbykontor, vilket innefattar fastighets- och säkerhetsfrågor

Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
Akademisk examen inom relevant område eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt.



Språk
God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska



Arbetslivserfarenhet och kunskaper
Några års erfarenhet i en ledande roll, t ex som projektledare eller chef
Erfarenhet av och förmåga att proaktivt leda organisations-, utvecklings- eller förändringsarbete
Erfarenhet av offentlig förvaltning



Förmågor:
Vi söker dig som:
Är trygg och ansvarsfull och kan hantera dig själv och omgivningen med empati och hög integritet även i pressade situationer.
Har goda ledaregenskaper där du visat god förmåga att leda andra, coacha och tillvarata medarbetarnas kompetens och förmåga, både som individer och som team.
Har god förmåga att skapa delaktighet och utveckla medarbetare.
Har god förmåga att samarbeta och kommunicera med chefer och medarbetare inom avdelningen och i övriga organisationen.
Är resultatinriktad och har god förmåga att prioritera, delegera, följa upp och slutföra arbetsuppgifter.
Är kreativ, initiativrik och har god analytisk förmåga.



För denna roll är det meriterande om du har
Erfarenheter av projektledning och utredningsarbete
Erfarenheter av arbete med arkiv och intern styrning och kontroll inom statlig verksamhet

Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas.
Sida tillämpar tidsbegränsade chefsförordnanden. Om fattningen är fyra år med möjlighet till förlängning
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 94/23
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av avdelningschef Johanna Wallmo Wahlgren, 08-698 51 62
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: [email protected]) och ST (kontaktperson: [email protected]).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Visa mindre

Vill du arbeta med betalningar på Sveriges biståndsmyndighet? Som medarbetare på Sida kommer du i kontakt med kollegor som arbetar både i Sverige och på ambassader runt om i världen där Sida har verksamhet. Vi söker dig som är noggrann, serviceinriktad och tycker om att jobba tillsammans i ett team.
Om jobbet
Tjänsten innebär att du ingår i ett team som består av fyra medarbetare som arbetar nära varandra och växlar arbetsuppgifter. Tillsammans ansvarar teamet för att utföra Sidas utbetalningar, samt för övriga arbetsuppgifter som är kopplade till detta. Teamet är uppdelat mellan Sidas kontor i Visby och i Stockholm. Sida använder systemet Visma Proceedo för elektronisk fakturahantering och e-handel, samt Unit4 ERP (tidigare Agresso) som ekonomisystem
Du kommer att tillhöra Avdelningen för ledningsstöd. Avdelningen stödjer myndigheten med styrnings- och ledningsfrågor. Detta omfattar övergripande inriktning, verksamhetsplanering och -uppföljning, finansiell styrning, samt system och metoder inom genomförandet av insatser och strategier.
Arbetsuppgifter
· Hantera hela kedjan för Sidas ut- och inbetalningar
· Kontakter med banker och myndigheter
· Stöd, kommunikation och utbildning av medarbetare på andra avdelningar och på ambassader
· Underhåll av register, rutinbeskrivningar och annan dokumentation inom arbetsområdet
· Bidra till myndighetens kontinuerliga arbete för en säker betalningsprocess
· I övrigt förekommande arbetsuppgifter inom enheten
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Gymnasieexamen eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt
Språk
· God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på både svenska och engelska
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Erfarenhet av arbete med redovisning och leverantörsreskontrahantering
· Goda färdigheter i MS Office, framför allt Word och Excel
· Serviceinriktad och god pedagogisk förmåga
· Ansvarstagande, noggrann och resultatinriktad
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Ha förmåga att omsätta idéer i konkret handling
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
· Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
· Erfarenhet av arbete med ekonomiadministration inom den statliga sektorn
· Kunskaper om tillämpning av regelverk kring moms, representation m.m.
· Erfarenhet av internationella betalningar och kunskap om internationella banksanktioner
· Erfarenhet av e-handel
Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde augusti/september 2022 (placering i Visby). Provanställning tillämpas
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att du måste lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 116/22.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Madelaine Castman, 076-495 556 22 eller Jenny Romin 08-698 50 08.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter Visa mindre

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker flera dokumentcontrollers med placering i Visby. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till anställda verksamma på utlandsmyndighet inom det internationella utvecklingssamarbetet.
I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail och registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360). Det innefattar även att kvalitetssäkra registreringar av grunduppgifter och metadata i Dox.
Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.
Du kommer att tillhöra avdelningen för Verksamhetsstöd. Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation och Arkiv
Arbetsuppgifter
· Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
· Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
· Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
· Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
· Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten



Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
· Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
· Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
· God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
· God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
· Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
· Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
· Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
· Kunskaper i franska och/eller spanska
· Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och ärendehanteringssystem (Public 360)
Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast (enligt överenskommelse). Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 181/22.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen 08-698 52 88, Mikael Andersson, 08-698 55 04 eller Björn Strömberg, 08-698 57 15.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter Visa mindre

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling.
Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv samt anti-korruption och dataskydd. Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) söker en utvecklingsorienterad Dokumentcontroller med placering i Visby. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 25 medarbetare varav sju är placerade vid centralarkivet i Stockholm.
Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande processer och verksamhet inom enhetens ansvarsområden. Ansvaret omfattar såväl arkiv- och dokumenthantering som löneadministration.
Arbetsuppgifter
· Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
· Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
· Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
· Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
· Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, d.v.s. inkomna mail från allmänheten



Kvalifikationskrav
Utbildning
· Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
· Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.
Kompetens och arbetslivserfarenhet
· Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
· Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
· God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
· God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
· Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument
Personliga egenskaper
Vi söker dig som:
· Är noggrann och van att arbeta självständigt
· Har mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
· Trivs i rollen med att informera och ge stöd till medarbetare och chefer
· Är analytiskt lagd
· Är strukturerad och har en hög serviceambition
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet
Meriter
· Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
· Kunskaper i franska och/eller spanska
· Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
Placering
Befattningen är placerad på enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) inom Avdelningen för verksamhetsstöd på Sidas kontor i Visby.
Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas.
Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 166/21.
Om du vill ha mer information om befattningen, kontakta enhetschef för Dokument, Administration och Resurs (DAR), Thomas Küchen, tfn 08-698 52 88 eller Mikael Andersson, Samordnare Dokument & Arkiv, tfn 08-698 55 04.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 22 december 2021
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande. Visa mindre

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling.
Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTOD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv samt anti-korruption och dataskydd.
Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) ansvarar för löneadministration, arkiv- och dokumenthantering (registratur) samt posthantering. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 22 medarbetare, varav sex är placerade vid centralarkivet i Stockholm.
Sidas löneadministratörer ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till Sida anställda placerade på utlandsmyndighet. Vi söker nu en till två löneadministratörer till enheten med placering i Visby. Hösten 2022 (preliminärt) avser Sida att ansluta sig till Statens servicecenter och deras lönetjänst
Arbetsuppgifter
Administrera löner, reseersättningar och andra anställningsförmåner i lönesystemet Palasso
Ta fram statistik lämna upplysningar och andra uppgifter inom det personal- och löneadministrativa området
Internkonsultativt stöd, information och viss utbildning till Sidas chefer och medarbetare avseende lagar, förordningar, avtal och regler inom området
Medverka i utvecklingsarbete avseende policys, riktlinjer och administrativa rutiner inom området, både inom den egna enheten och ut till övriga avdelningar inom Sida
Följa upp och kvalitetssäkra rutiner
Hålla sig uppdaterad gällande lagar och avtal
Vissa ekonomiska arbetsuppgifter såväl löpande som inför bokslut

Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap.
Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.
Utbildning
Eftergymnasial utbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet

Språk
Goda kunskaper i svenska och engelska tal och skrift

Kompetens och arbetslivserfarenhet
Dokumenterad praktisk erfarenhet av Windows-baserat lönesystem
Goda IT-systemkunskaper och inlärningsförmåga
Mycket stor noggrannhet och hög serviceambition
Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
God förmåga att arbeta självständigt samt driva och slutföra egen arbetsuppgift
God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom personal- och löneadministration
Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och ta till sig förändringar
Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom det personal- och löneadministrativa området

Personliga egenskaper
Siffersinne – intresse, förmåga och känsla för hantering av siffror

Sida har även definierat ett antal generella kompetenser som du som medarbetare behöver ha för att myndigheten ska kunna uppnå sina verksamhetsmål. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är initiativtagande och drivande och besitter kunskap och förståelse för att bidra till nytänkande och innovation. Du behöver ha en god förmåga att samarbeta med flera parter, god kommunikativ förmåga och kunna föra dialog samt förmåga att skapa förtroende bland de du möter och arbetar med. Du bör vidare vara flexibel för att hantera det oförutsägbara och vara lösningsorienterad.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Meriter
Erfarenhet av Palasso lönesystem inkl egenrapportering
Erfarenhet av statliga avtal, främst Villkorsavtalen, URA och UVA
Lönerelaterad ekonomiadministration
Goda kunskaper i Excel

Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Anställningsvillkor
Befattningen/-arna avser allmänvisstidsanställning tills vidare, dock längst t o m 2021-12-31, med möjlighet till förlängning. Tillträde efter överenskommelse
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 120/20.
Intervjuer kommer att genomföras v. 35 (från och med 24 augusti).
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen 08-698 52 88, Eva Talén 08-698 51 69 eller Ann Nilsson, 08-698 40 46
Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 14 juli 2020.
Sida välkomnar alla sökande. Visa mindre