Lediga jobb som Förvaltningsassistent på Gotland

I Region Gotland kan du utvecklas och växa, både som individ och tillsammans med andra. När du arbetar hos oss bidrar du till att Gotland blir en ännu bättre plats för människor i livets alla delar. Vi gör varandra bättre.




Administrativa enheten
Du har din hemvist i socialförvaltningens administrativa enhet där du har 14 trevliga kollegor som i sina olika roller också arbetar förvaltningsövergripande och självständigt i sina respektive uppdrag.

Inom vår enhet krävs mycket eget ansvar och motivation men vi tar gärna stöd av varandra när det behövs och har en gemenskap som sträcker sig långt utöver de arbetsrelaterade frågorna. Du kommer att få arbeta i ett glatt gäng med positiv anda och energi där varje medarbetares unika bidrag uppmärksammas och uppskattas.

Dina arbetsuppgifter
Som förvaltningsassistent inom socialförvaltningen kommer du att arbeta nära och vara ett stöd till förvaltningschef, HR- chef, ekonomichef samt administrativ chef. Vi erbjuder en varierad och utvecklande roll där du aktivt bidrar till att skapa goda förutsättningar för det dagliga arbetet. Som administrativt stöd till våra chefer bidrar du kontinuerligt till verksamhetens förbättringsarbete, där uppgifterna kan variera från praktiska insatser till mer strategisk planering och långsiktig utveckling.

I rollen ingår bland annat att ansvara för att boka olika möten, planera dagordningar och skriva protokoll. Du kommer även att arbeta med uppgifter såsom fakturahantering, planera och genomföra bokningar av resor samt koordinering av mindre och större evenemang inom förvaltningen.

Du är inte främmande för att utveckla och implementera strukturer samt rutiner som förenklar arbetsflödet för både chefer och medarbetare. Det kan exempelvis vara att utarbeta rutiner för introduktion av nya medarbetare eller att ta fram information till intranätet och planera och genomföra utskick. Ett uppdrag som ingår är även att hantera den stiftelseutdelning som socialförvaltningen genomför årligen.

Du kommer att arbeta självständigt och ha många kontaktytor både internt och externt, vilket kräver en hög grad av initiativförmåga och samarbetsvilja.

Rollen kan komma att utvecklas över tid beroende på verksamhetens behov. På sikt kan rollen innebära att du kommer att arbeta med systemadministrativa uppgifter inom socialförvaltningens verksamhetssystem.

Vem är du?
Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning inom administration, ekonomi eller annan relevant utbildning som vi bedömer likvärdig. Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Du har flerårig erfarenhet av administrativt arbete. Du kan uttrycka dig obehindrat på svenska, både i tal och skrift, och har en väl utvecklad förmåga att kommunicera. Du har erfarenhet av att arbeta i olika stödsystem och har goda kunskaper inom MS Office-programmen. B-körkort är ett krav.

Du är intresserad av ett stimulerande och varierande arbete där du arbetar administrativt och serviceinriktat, och känner dig bekväm med att arbeta självständigt. Du trivs med att organisera, prioritera och motiveras av att stötta andra. Vi lägger stor vikt vid att du har ett professionellt bemötande, god samarbetsförmåga, samt att du är lyhörd och strukturerad. Du har även förmåga att fatta självständiga beslut och implementera lösningar inom ramen för vår verksamhet.

Utöver de formella kraven lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper som är betydelsefulla för rollen.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om socialförvaltningen



Som en del av Region Gotland arbetar vi på socialförvaltningen med sociala insatser som rådgivning, stöd och behandling. Våra verksamhetsområden är socialtjänst, hemsjukvård, äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning på hela Gotland. Dygnet runt möter vi människor i alla åldrar och med olika behov; barn, familjer, vuxna och äldre. Tillsammans möjliggör vi goda förutsättningar till vård, stöd och service genom hela livet.

Om Region Gotland

Region Gotland är inte bara Gotlands största arbetsgivare, vi är också den enda regionen i Sverige som har kommunala-, hälso- och sjukvårdsuppgifter och regionalt utvecklingsansvar i en och samma organisation. Det tillsammans med vårt ö-läge skapar förutsättningar för gott samarbete över våra verksamhetsområden.


Vi är över 6700 medarbetare. Tillsammans arbetar för ett hållbart, inkluderande och välmående samhälle för alla som besöker, bor och verkar på Gotland. Vi är drivande i att skapa en trygg och hållbar utveckling över hela ön.


Gotland är en fantastisk plats att leva på, med ett rikt kulturliv, orörd natur och en kreativ entreprenörsanda. Vi är över 61 000 personer som har valt att bo här året om, och vi vill gärna bli fler! Vill du ha information om Gotland som plats att bo och leva på, läs mer på https://gotland.com/leva-bo/flytta-hit/


Genom instagramkontot @viarregiongotland visar vi bredden av våra yrken och vilken betydelse vårt arbete har för samhället. Varje vecka visar en ny medarbetare upp sin arbetsvardag.


Övrigt

Region Gotland arbetar enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod som syftar till att se varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar sökande med olika bakgrund och kön. 


Tjänsten ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver komma i anspråk för medarbetare med företrädesrätt samt att tjänsten fortsatt är vakant.


I takt med att omvärlden förändras arbetar Region Gotland i större utsträckning med kvalitet och säkerhet i rekryteringsprocessen. Det innebär att du som kandidat kan komma att omfattas av vissa kontroller inför anställning. Vilka kontroller som tjänsten du söker kan omfattas av får du information om inför eller under intervjun.


Inför samtliga anställningar behöver du som kandidat visa upp ID-handling och personbevis.


Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre

Som en del av Region Gotland ansvarar hälso- och sjukvårdsförvaltningen för i stort sett all offentligt finansierad hälso- och sjukvård samt tandvård på Gotland. Våra cirka 1500 medarbetare värnar patientens bästa med fokus på trygghet, respekt, integritet och tillgänglighet.

Förvaltningskansliet stödjer hälso- och sjukvårdsnämnden, förvaltningsledningen och alla verksamheter inom hela hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Vi söker nu en förvaltningssekreterare till ett vikariat på i första hand ett år med stor chans till förlängning.

ARBETSUPPGIFTER
Att vara förvaltningssekreterare hos oss innebär ett varierande och spännande jobb med en blandning av både service och administration. Genom dina uppgifter kommer du att var ett viktigt stöd till såväl hälso- och sjukvårdsdirektören som övriga chefer och kollegor inom kansliet och verksamheten i stort.

Du stödjer och skapar förutsättningar för att underlätta det dagliga arbetet. Du har koll på läget och ser till att mötesbokningar, lokalbokningar och att kallelser/protokoll sköts som de ska. Du hanterar också fakturor, ger stöd kring personaladministrativa arbetsuppgifter och samarbetar nära med förvaltningens nämndsekreterare.

Du är vår system- och administrationsansvarig för process- och dokumenthanteringssystemet Docpoint, samt stödjer kommunikatörerna med uppdateringar på intranätet m m. Diverse andra uppgifter kan tillkomma utifrån behov och din vilja att utvecklas.

Du rapporterar till hälso- och sjukvårdsdirektören.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas i rollen som förvaltningssekreterare gillar du att ta ansvar, är positiv, självgående och ser till att saker och ting blir gjorda. Du är serviceinriktad, lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du förstår vikten av att tidsramar hålls och att arbetet sker strukturerat. Du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter.

Du har en gymnasieexamen och gärna någon eftergymnasial utbildning inom administration eller kommunikation. Du har god digital vana och kunskaper i MS Officepaketet. Du kan uttrycka dig väl i skrift och tycker om att formulera dig på ett bra sätt som fångar sammanhanget och gör det förståeligt för läsaren.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten.

ÖVRIGT
Inom Region Gotland strävar vi efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar sökande med olika bakgrund och kön.

Vill du ha information om Gotland som plats att bo och leva på, läs mer på https://gotland.com/flytta-hit/

På Instagram kan du via @viarregiongotland följa våra medarbetare i sina dagliga arbeten. Visa mindre

Fortifikationsverket är en av Sveriges största fastighetsägare. Vi arbetar med avancerad teknologi i samhällsviktiga byggnader och bergrum, på flygfält och marinbaser. Vi har regeringens uppdrag att se till att försvaret har väl fungerande anläggningar, mark och lokaler för sin verksamhet och vi är en viktig del av landets krisberedskap. På några få år har de säkerhets- och försvarspolitiska förutsättningarna kraftigt förändrat den nationella försvarspolitiken. Det innebär att Fortifikationsverket växer och vi kommer att ha en ökad mängd rekryteringar en lång tid framöver. Vill du växa med oss? Häng med på vår utvecklingsresa!



Vi erbjuder
Hos oss finner du en kultur som präglas av affärsmässighet, professionalism, delaktighet och respekt. Här får du mycket goda möjligheter till kompetensutveckling. Vi jobbar också för att medarbetare hos oss ska kunna ha en bra balans mellan arbete och fritid. Vi eftersträvar jämn könsfördelning och värdesätter de kvaliteter som mångfald tillför verksamheten. Nu söker vi dig som vill jobba på en av Sveriges mest spännande arbetsplatser och samtidigt bidra till ett robust samhälle och en säkrare värld.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Som förvaltningsassistent kommer du att hantera vår ekonomiadministration bland annat kontroll av leverantörsfakturor och kundfakturering. Du kommer att medverka i budget-, prognos- och bokslutsarbete samt stödja regionen med att ta fram ekonomiska rapporter, analyser samt uppföljningar. I rollen ingår övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter så som beställningar och stöd till regionen. Du jobbar i team med andra förvaltningsassistenter och i nära samarbete med chefer och medarbetare inom regionen. Resor förekommer i tjänsten.

Kvalifikationer
Vi söker dig som är utbildad gymnasieekonom eller likvärdig utbildning. Du har några års erfarenhet som ekonom samt erfarenhet av budget, prognos och bokslutsarbete. Vidare har du goda kunskaper och erfarenhet av att arbeta i ekonomisystem och andra administrativa system. Du har goda kunskaper i svenska. Körkort B är ett krav.

Meriterande kvalifikationer
Det är meriterande med högskoleutbildning inom redovisning. Det är även meriterande om du har arbetat inom statlig förvaltning samt har erfarenhet av ekonomisystemet Agresso.

Personliga egenskaper
Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Som person är du serviceinriktad och initiativtagande med förmåga att arbeta självständigt. Du har en god samarbets- och kommunikationsförmåga. Vidare har du förmåga att ta ett stort eget ansvar i ditt arbete och har intresse för förändrings- och förbättringsarbete i ditt arbete.

Anställningsvillkor
Tillsvidareanställning. Svenskt medborgarskap är ett villkor, eftersom anställningar vid Fortifikationsverket är säkerhetsklassade. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Tillsvidareanställning i myndigheten innebär även att man blir krigsplacerad.

Kontaktpersoner
Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Claes Walmstedt, tfn 010- 44 44 654 eller HR-specialist Roger Thörnstrand, tfn 010 44 44 512.

Till säljare av annonserings- och rekryteringstjänster
Fortifikationsverket gör aktiva val när det gäller var vi vill exponera våra platsannonser och vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa tjänster eller annonsplats för en pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.

Fackliga representanter
Eric Bergman, Ledarna
Tommy Eriksson, SEKO
Karin Alm, SACO
Samtliga representanter nås via vår växel, tfn 010-44 44 000 

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast 2020-03-02. Vid ansökan kommer dina personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Visa mindre