Lediga jobb som VD-sekreterare på Gotland

PA/Executive Secretary – Deltid, Omgående start – Visby
Jag heter Tom, entreprenör, äventyrare och filmskapare, känd för att ha startat Bandit Rock och varit en pionjär inom tidig musikstreaming. Efter en nackskada lever jag som C4-tetraplegiker, men fortsätter driva projekt – film, kreativa satsningar och resor. Jag har också kämpat en av mitt livs hårdaste strider mot byråkratin – och vunnit – och nu har jag äntligen timmar beviljade för att ta in rätt person som kan hjälpa mig vidare.
Tjänsten är formellt som personlig assistent, men i praktiken söker jag mer en executive secretary: någon som tar ansvar för administration, pappersarbete, deadlines, fakturering, skatteärenden och korrespondens, organiserar min kalender och ser till att jag kommer till mina medicinska möten och andra bokningar. Svenska är ett måste för kontakten med myndigheter, och god engelska är en klar fördel för den mer utåtriktade delen av arbetet som korrespondens, sociala medier eller MailChimp.
Jag har redan en primär assistent för det mer personliga, så fokus här är organisering och administration. Du behöver bil, vara pålitlig och ha energi nog att skära igenom kaoset och hålla saker i rullning.
Detta är en deltidsanställning på 200 kr/timme, med många timmar i början för att komma ikapp, därefter i en lugnare takt. Arbetet är varierande och meningsfullt, där dina färdigheter får direkt betydelse – och en möjlighet att kliva in i ett ovanligt liv fullt av projekt och äventyr.
Jag arbetar ofta bäst med kvinnor, men det viktigaste är att du är rätt person. Jag behöver någon som kan börja inom några dagar. Visa mindre

Jobba på Destination Gotland
Vi och våra resenärer har alla en sak gemensamt: vi älskar Gotland! Därför är det viktigt för oss att göra båtresan till en uppskattad del av helhetsupplevelsen för den som reser till eller från ön. För att lyckas med det krävs lagarbete. Från fartygets Befälhavare till varje enskild medarbetare i land och ombord som varje dag ser till att båten avgår i tid, maten är god och servicen är i toppklass!



Vi söker en Management Assistant som ska bistå VD och övriga inom ledningsgruppen med administrativt stöd.

Det är en viktig roll som innebär att man är något av spindeln i nätet.

Du kommer att arbeta nära ledningsgruppen men även ha kontakt med interna och externa parter. Det handlar om såväl praktiska göromål som bokningar och planering, men även skriva protokoll, bidra med framtagande av presentationer och beslutsunderlag.
I tjänsten ingår även kontorsservice för vårt huvudkontor Böljan



Arbetsuppgifter

Du arbetar bland annat med att:


• Bistå VD och övrig ledningsgrupp med administrativt stöd
• Ansvara för managementkalender (ledningsmöten, BFH/TC möten, planerade ISO/ISM auditeringar, övriga relevanta möten/händelser)
• Resebokning till VD och ledningsgrupp
• Avtalshantering (dokumentation, arkivering osv)
• Administrera bolagsformalia (i samverkan med ekonomiavdelning)
• Föra protokoll i ledningsgrupp och följa upp actionlist
• Göra presentationer (material)
• Hålla ihop trådarna för arrangemang såsom strategimöten/resor för ledningsgruppen, BFH/TC möten  
• Ansvara för kontorsservice (städavtal, tillse att kontorsmateriel och förbrukningsvaror beställs och fylls på, osv)

För att trivas med rollen ser vi att du är social och utåtriktad, trivs med högt tempo och eget ansvar. Du har en god förmåga av att självständigt driva ditt arbete framåt, du är kommunikativ i tal och skrift och god erfarenhet av dokumentation och protokoll. Strukturerad, tar ansvar och säkerställer att allt blir slutfört i tid. Bra på framförhållning, göra flera saker samtidigt och prioriterar. Positiv och inte rädd för att ”hugga i”

Tjänsten är placerad i Visby, Korsgatan 2

Start, omgående enligt överenskommelse

Heltid, tillsvidare med 6 månaders provanställning

I den här rekryteringen samarbetar vi med LB karriär

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan snarast då intervjuer sker löpande Visa mindre

4potentials Chefsrekrytering hjälper Gotlandsbolaget att rekrytera en Executive Assistant. Välkommen med din ansökan till 4potentials.
Bolaget är Sveriges äldsta passagerarrederi och har fört Gotland och fastlandet närmare varandra sedan 1865. Idag är vi verksamma inom maritima transporter, främst genom trafiken till och från Gotland, utveckling av framtidens fartyg och fossilfria bränslen, samt äger och utvecklar hotellverksamheter och fastigheter. Vi utvecklar, designar och äger fartyg som används i den egna trafiken, hyrs ut eller säljs till andra rederier runt om i världen.
Vi arbetar aktivt med Gotland som destination och att få fler att upptäcka allt som ön har att erbjuda, året runt. Inom koncernen ingår bland annat dotterbolagen Destination Gotland och Gotland Hotels & Properties. Vi arbetar ständigt med att utveckla och växa både våra befintliga verksamheter och hitta synergier däremellan, samtidigt som vi blickar framåt mot nya affärer och tillväxtmöjligheter.
Sedan december 2022 är vi noterade på Nasdaq First North. Vårt huvudkontor ligger i centrala Visby. Inom koncernen är vi ca 700 helårsanställda, varav cirka 15 arbetar på Gotlandsbolaget. Vi rekryterar just nu flera andra roller till Gotlandsbolaget och verksamheten är i ett expansivt skede.

Executive Assistant till börsnoterade Gotlandsbolaget
Vi söker nu en Executive Assistant som ska arbeta tillsammans med VD och koncernledning och vara en del i utvecklingen av verksamheten. Det är en viktig roll som innebär att man är något av spindeln i nätet. Den vi söker har en bred erfarenhet, men även ett öga för detaljer och är proaktiv samt ligger gärna steget före.
Du kommer att arbeta nära bolagets ledning, men även ha kontakt med bolagets styrelse och externa parter. Det handlar om såväl praktiska göromål som bokningar och planering, men även att bidra med framtagande av presentationer och beslutsunderlag.
Vi tror att rätt person för rollen är social och utåtriktad, och trivs med högt tempo och eget ansvar. Vi tror vidare, att personlighet är lika viktigt som formella kvalifikationer.
Tjänsten och arbetsplatsen är placerad i Visby.
Då den nuvarande och Executive Assistant går i pension är det du som kan få ta dig an en oerhört dynamisk, mångfacetterad och intressant roll i ett anrikt börsnoterat Gotländskt företag.

Varje arbetsdag är unik och intressant
Du kommer stötta VD och koncernledning i det dagliga arbetet med planering och bokning av möten, resor, besök och representation samt bistå med administrativt stöd.
Du kommer vara involverad och bistå VD och ledare i framtagandet av beslutsunderlag och presentationsmaterial. Här får du nytta av din analytiska förmåga, din förmåga att förstå helheten samt din effektivitet av att skapa adekvata och professionella underlag i ex Excel och PowerPoint.
Då Gotlandsbolaget är börsnoterat har du stor integritet.
Inför bolagens styrelsemöte administrerar och förbereder du underlag. Du sköter bolagens bokningar och är van vid att koordinera samt strukturera upp möten.
Varje år projektleder du exempelvis årsstämmor, externa och interna events.
Du kommer även arbeta med internkommunikation och tillsammans med Kommunikationsansvarig ansvara för att intranätet är uppdaterat.
Gotlandsbolaget har en familjär kultur med ”högt i tak”, med respekt för de kunskaper och erfarenheter man samlat på sig under åren. Du kommer få en god inskolning av tidigare VD-assistent.

Vi söker dig som vill vara en del i Gotlandsbolagets framtida lag
Du har sannolikt flerårig erfarenhet från liknande roll, alternativt annan relevant bakgrund där du arbetat med:
administration
projektledning
skrivit och förberett flera professionella underlag inför möten
tydliga deadlines som ställer höga krav på god struktur och effektivitet
konfidentiell information


För att trivas med rollen är du:
Strukturerad och välorganiserad
Har koll på detaljerna, men ser även den övergripande bilden
Gillar högt tempo
Bra på framförhållning, göra flera saker samtidigt och prioritera
Ansvarstagande och serviceorienterad
Positiv och inte rädd för att ”hugga i”
Kommunikativ i tal och skrift, samt utåtriktad
Intresserad att förstå våra verksamheter och vår affär
En mogen person som är trygg och inger förtroende


Du har gedigna erfarenheter och kunskaper
Du har med stor sannolikhet en relevant utbildning vid sidan om dina personliga egenskaper. Du har mycket goda kunskaper i tal och skrift på svenska och engelska och . Du kan förbereda material lika bra på engelska som svenska.
Dina kunskaper i PowerPoint och Word är extremt bra. Du har även goda kunskaper i Excel. Du får gärna ha kunskaper inom det juridiska området såsom aktiebolagsrätt.

Gotlandsbolaget erbjuder dig en unik möjlighet
Detta är ett unikt arbete på och för Gotland samt Gotlandsbolaget. Företaget erbjuder marknadsmässig ersättning och möjligheten att få arbeta med fantastiska kollegor
Du vill vara med om en varierande och inspirerande resa, och ser fram emot att få chansen att arbeta med en kompetent ledningsgrupp. Det kommer bli utvecklande, roligt och i ett högt tempo.
4potentials kommer tillsammans med Gotlandsbolaget att göra det första urvalet. Därefter väntar kompetensbaserade intervjuer och sedermera intervjuer med Gotlandsbolaget.
Du ansöker via 4potentials databas. Då 4potentials även är ett talangfullt nätverk kommer vi ställa fler frågor vid ansökan är man är van vid. Vi hoppas att du ser det som personlig utveckling och för oss är det en del i en gedigen rekryteringsprocess.
Frågor skall ställas till VD för 4potentials Chefsrekrytering, Fredrik Andersson. ( [email protected])
Återkoppling sker till alla kandidater. Givetvis hanterar Gotlandsbolaget och 4potentials din ansökan med stor respekt samt integritet enligt GDPR.

Ansökan:
Här ansöker du – ange Executive Asssistant.
https://4potentials.se/apply/
Här ansöker du om du redan finns med i 4potentials databas:
https://4potentials.se/login/
Din ansökan registreras alltid om du fyllt i första sidan. På sista sidan i databasen kan du endast skicka in ditt CV. Vi önskar inga personliga brev.
Varmt välkommen med din ansökan! Här kan du läsa mer om rollen: https://4potentials.se/searchmission/executive-assistant-till-borsnoterade-gotlandsbolaget/ Visa mindre